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Aprenda a delegar mais em 2018

      
Aprenda a delegar mais em 2018
Aprenda a delegar mais em 2018  |  Fonte: Shutterstock

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Se tem em mãos mais tarefas do que aquelas que consegue cumprir, seja por motivos relacionados com excesso de trabalho, seja por motivos de saúde, e se a situação se vem a arrastar há já algum tempo, chegou a altura de pedir ajuda ou de delegar tarefas.

Tal como temos vindo a falar, saber trabalhar em equipa é muito importante para as empresas e isso pode implicar a necessidade de delegar tarefas, para que juntos consigam atingir todos os objetivos.

Porque é que devo delegar tarefas?

Aceite que por muito produtivo que seja, nem sempre consegue fazer tudo o que tem em mãos, nem é o único colaborador com competências para o fazer dentro da equipa. Alguns colaborados acreditam que ao delegar tarefas estão a revelar incapacidade para desempenhar as suas funções, a passar um atestado de incompetência a si próprios. Outros ainda receiam que possam acabar por ser ultrapassados pelo colega que o vai ajudar, correndo o risco de perder o seu posto de trabalho. No entanto isso não é verdade e não há necessidade de se sobrecarregar e de fazer horas extra a fio, correndo o risco de sofrer de burnout e de perder o controlo sobre a sua vida pessoal.

Delegar implica confiar!

Delegar tarefas não significa que não tem competências para desempenhar o seu cargo mas, pelo contrário, que confia nos restantes elementos da sua equipa. Ao delegar tarefas está também a promover a oportunidade de outros elementos da equipa aprenderem novas competências e de juntos crescerem profissionalmente, atingindo mais facilmente os objetivos.

A equipa como um todo fica assim mais qualificada e todos saem a ganhar.

Para poder delegar bem as tarefas antes de mais tem que:

  • Conhecer bem a equipa
    O primeiro passo para delegar bem as tarefas passa por conhecer bem a sua equipa, só assim saberá quem está mais apto a ajudá-lo nessa tarefa específica.
  • Saber delegar não é o mesmo que ordenar
    Delegar implica saber partilhar, é uma situação de entreajuda, de partilha. Ao delegar não está a descartar-se da sua responsabilidade, pelo contrário, terá que continuar envolvido no processo, esclarecendo possíveis dúvidas e tendo um papel mais ativo sempre que seja necessário. É também fundamental que o colaborador ou colega a quem delegou a tarefa tenha a noção clara da tarefa que tem entre mãos e que saiba como realizá-la bem.
  • Ser claro e definir prazos
    Para saber delegar bem as tarefas deve ser bastante claro sobre o que necessita, objetivos e quais os prazos de entrega. A melhor forma de não ter grandes surpresas é definir datas intercalares para fazer pontos de situação para se necessário ajudar a limar algumas arestas.
  • Continuar a acompanhar o ponto de situação
    Depois de delegar deve saber acompanhar o tema, apoiando e motivando sempre que necessário. Lembre-se, se a pessoa a quem delegou falhar, a responsabilidade será de ambos: de quem delegou, pela escolha que fez ou pela falta de acompanhamento e de quem executou a tarefa. Ao delegar uma tarefa, o colaborador terá sempre como responsabilidade fazer um acompanhamento constante, verificando se está tudo a correr bem, dentro dos prazos e objetivos propostos, ou se pelo contrário, é necessário intervir e redefinir algum aspeto.
  • Dar feedback constante
    Não espere até que a tarefa esteja terminada para dizer se o resultado foi ou não satisfatório. mantenha-se atento e vá dando feedback e orientações para que quem está a desempenhar a tarefa tenha linhas de orientação e consiga concluir o pedido dentro do prazo proposto e atingindo o objetivo.
  • Registar o que delegou
    Para que depois de ter delegado alguma tarefa, por estar demasiado sobrecarregado, possa pedir pontos de situação e fazer o devido acompanhamento, não se esqueça de registar as tarefas que delegou e a quem o fez.
  • Dar formação
    Mesmo que esteja a delegar uma tarefa a alguém que sabe à partida ter competências para o fazer, não se esqueça de lhe explicar de forma clara aquilo que pretende, assegurando também a formação e os recursos necessários para que a tarefa seja bem desempenhada.
O que delegar?

Deve delegar apenas aquilo que está a fazer e que pode ser feito por qualquer outra pessoa do seu grupo de trabalho.

A quem posso delegar?

Deve delegar apenas aquilo que sabe à partida que pode ser feito por qualquer elemento da equipa e deve fazê-lo à pessoa que considere mais competente para realizar a tarefa em questão. A adequação é a forma mais fácil de delegar bem e de conseguir que a equipa supere os objetivos propostos. Ou seja, ao delegar uma tarefa certifique-se que o está a fazer a um colaborador responsável, competente, empreendedor e proativo. E, acima de tudo, que goste de novos desafios, pois vai sentir-se ainda mais motivado.

Saiba a quem delegar, faça-o de forma consciente!

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