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Agilizar o gmail aumenta a produtividade

      
O gmail permite uma organização eficaz através de etiquetas e categorias
O gmail permite uma organização eficaz através de etiquetas e categorias
  • O gmail tem muitas funcionalidades, mas por vezes acabamos por utilizá-lo da forma mais básica.
  • Existem formas de potencializar a forma de trabalhar com o email para aumentar a produtividade.
  • Sabia que existe um recurso no gmail que permite desfazer o envio de uma mensagem com apenas um clique?

O gmail tem ganho espaço no mundo empresarial. Muitos trabalhadores por conta própria também o utilizam. Para rentabilizar o uso desta ferramenta e gerir da melhor forma os seus emails fique a conhecer alguns truques.

Para quem se arrepende de enviar um e-mail

O gmail tem um recurso que permite desfazer o envio de uma mensagem com apenas um clique. É possível escolher entre diferentes tempos de arrependimento: 5, 10, 20 ou 30 segundos. O recurso também pode ser desativado em Configurações.

Organizar a caixa de entrada

Há pessoas que detestam apagar emails e acumulam informação. O pior é o caos em que o e-mail se pode transformar. O gmail permite uma organização através de etiquetas e categorias.

Sabia que pode colocar várias etiquetas no mesmo e-mail? Para escolher ou criar novas etiquetas, abra um e-mail e clique na aba de etiqueta localizada acima da mensagem ao lado dos três pontinhos verticais. Depois do lado esquerdo do gmail, na lista do menu, pode verificar todas as etiquetas criadas e respetivos e-mails. É possível editar e localizar as etiquetas com diferentes cores.

Use atalhos do teclado

Usar atalhos do teclado pode tornar a utilização do gmail mais rápida e aumentar a sua produtividade. Ative o recurso clicando em Configurações na janela do gmail, no guia geral, marque a opção “Atalhos de teclado ativados”.

A: Responda a todos
F: Reenvia uma mensagem
Control + K: Adiciona um link
Control + SHIFT + 7: Insere uma lista numerada
Control + SHIFT + 8: Insere uma lista com pontos
Control + B: Adiciona o negrito
J: Navegue pelas diferentes mensagens
O: Abra uma mensagem
SHIFT + U: Marca uma mensagem como não lida
K: Salta uma nova mensagem
J: Salta para uma mensagem privada
N: Salta para a próxima mensagem

Para saber mais navegue até à página de suporte da google.

Ativar a receção e leitura de emails

Para saber se a pessoa a quem enviamos um email, recebeu e leu a mensagem nativamente o gmail não oferece nenhuma possibilidade, mas existem algumas ferramentas externas que podem ajudar.

É o caso do MailTrack, um plugin para o Google Chrome que coloca disposição uma funcionalidade muito semelhante a que encontra no WhatsApp, quando um email é enviado, a mensagem recebe um visto. No caso de ser lida recebe dois.

Usar o filtro de procura de emails com anexos

O Gmail tem um recurso muito útil, mas pouco conhecido, para encontrar aquele email com uma foto ou um documento de texto anexo. Com este recurso, o utilizador visualiza apenas os emails com anexos. Basta digitar na caixa de pesquisa o termo “has:attachment” para acionar o filtro.

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