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Como evoluiu a profissão de documentalista com a transformação digital?

      
O armazenamento na nuvem possibilita grandes mudanças para a gestão documental
O armazenamento na nuvem possibilita grandes mudanças para a gestão documental
  • Com o digital os documentalistas projetam novas formas de organização da informação.
  • Estes profissionais tiveram também que reciclar conhecimentos e adquirir novas competências informáticas.
  • A utilização de bases de dados e das novas tecnologias da informação vieram facilitar e otimizar o trabalho documentalistas.

As empresas encontram-se num momento de transição em que se devem adaptar às regras da transformação digital. Muito evidente é a mudança que se está a operar em áreas como a gestão documental, que tem vindo a adaptar-se com a progressiva digitalização dos documentos.

As vantagens de digitalizar os documentos de papel são muito amplas, porque permitem que se aceda à informação de forma rápida e com maior organização.

A digitalização também garante uma maior segurança, na medida em que não existe o risco de perda ou deterioração dos documentos. A informação está salvaguardada por estratégias de recuperação de dados ou pode ser acedida através de qualquer computador se for colocada na nuvem.

Benefícios da transformação digital para a gestão documental:

  • Desaparecem barreiras geográficas
  • Podem aproveitar-se os benefícios de os documentos estarem na nuvem, com a possibilidade de trabalhar a qualquer hora e em qualquer lugar
  • A informação pode ser acedida por várias pessoas simultaneamente
  • Diminui os tempos na procura da informação
  • Os dados ficam mais protegidos com os sistemas de recuperação

Formação em digital é importante para documentalistas

A transformação digital tem contribuído para a evolução das funções dos documentalistas, alterando os procedimentos de trabalho e potencializando a qualidade dos serviços que oferecem. Esta mudança proporciona novas possibilidades de criação, manipulação, transmissão e armazenamento da informação, bem como um maior e melhor acesso de todos os cidadãos ao conhecimento.

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Os documentalistas têm grandes responsabilidades no que respeita à autenticidade e integridade dos documentos não só atualidade, mas também a longo prazo. Para se adaptarem aos novos desafios da transformação digital devem reciclar os seus conhecimentos, ganhando novas competências em ferramentas informáticas que lhes permitam responder à nova era. A intervenção destes profissionais é fundamental para a preservação de patrimónios únicos e insubstituíveis, garantindo o acesso à informação e conhecimento futuro.

Quais as funções de um documentalista?

Os documentalistas organizam e administram estruturas de documentação e informação. Estes profissionais estabelecem e aplicam os critérios de organização e funcionamento próprios de cada instituição (por exemplo bibliotecas ou centros de informação e documentação).

No âmbito das suas tarefas avaliam e gerem diversos suportes documentais (tais como livros, revistas, jornais, manuscritos, CD-ROM, etc.) para facilitar o acesso à informação. O objetivo é racionalizar a informação e inventariá-la para responder às necessidades dos utilizadores.

Nas unidades documentais de maior dimensão os documentalistas podem desempenhar funções em áreas específicas, nomeadamente no apoio direto aos utilizadores, ajudando a definir estratégias de pesquisa em bases de dados, ministrando formação e garantindo o acesso mais rápido e fiável à informação pretendida. Podem ainda efetuar a gestão documental, desde a política de aquisições ao tratamento técnico da mesma (inventariação, catalogação, indexação).



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