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4 passos para acabar com as reuniões de trabalho intermináveis

      
Como realizar reuniões eficazes e produtivas.
Como realizar reuniões eficazes e produtivas.
  • É tempo de acabar com reuniões improdutivas no seu trabalho.
  • O objetivo mais importante numa reunião é melhorar a fluência e otimizar os resultados.
  • Deve começar a aplicar técnicas para tornar as suas reuniões mais produtivas.

A má administração do tempo nas reuniões, distrações e a falta de objetivos claros significam que um funcionário médio perde 25% do seu tempo de trabalho em reuniões não planeadas. Estes são dados da empresa de recursos humanos Robert Half, que este ano perguntou sobre este tema a mais de 3.000 funcionários nos Estados Unidos.

Não é o único número: a Universidade do Norte da Califórnia descobriu, numa investigação entre gestores de várias indústrias, que 65% consideram as reuniões um obstáculo para concluir as suas responsabilidades a tempo e 64% dizem que estes eventos são feitos sem considerar a carga de trabalho.

Em contraste com as recomendações tradicionais, perguntamos aos especialistas como realizar reuniões eficazes de uma vez por todas.

Horário fora do comum

Nos Estados Unidos, a Sony geralmente inicia as suas reuniões às 14h17. O cronograma irregular faz com que os participantes lembrem que devem chegar a tempo e são mais rigorosos com o cumprimento de outros compromissos, a fim de participar da próxima reunião.

Um total de 66% dos funcionários pesquisados pela Robert Half listaram como o primeiro problema das reuniões o não respeitarem os horários em que são convocadas.

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Prepare-se

Para agilizar as reuniões e acompanhar os projetos, é conveniente desenhar uma plataforma onde sejam carregados os materiais que sirvam de pré-leitura às reuniões, para que todos os participantes tenham uma ideia do projeto e reservem um tempo para trocar opiniões, discutir ideias e tomar decisões sem começar 'em branco'.

O resumo deve ser muito visual, para que as pessoas não fiquem entediadas com a leitura e peça que partilhem as suas perspectivas sobre a plataforma um dia antes.

Troca de papéis

Numa reunião há dois tipos de pessoas: as "passivas", que concordam sem criar controvérsias, e as pessoas "seguras", que impõem o seu ponto de vista. Como resultado, há 'vencedores', que acreditam ter levado a sua avante, e 'ressentidos', que procurarão retaliar ou distanciar-se porque os seus pontos de vista não foram ouvidos. Para mudar isto, tem que inverter os papéis e pedir àqueles que não falam que preparem os seus comentários sobre o propósito da reunião e aos restantes que escutem.

Tudo gravado e registado

Para acompanhar os objetivos e conclusões de uma reunião, uma sugestão dos especialistas é registar as principais ideias que surgiram. Esta 'recolha de dados' gravada ajuda a trabalhar em objetivos mais específicos e, se houver dúvidas sobre as informações, pode retomar a gravação e evitar mal-entendidos nas informações.

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