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Quer organizar-se sem esforço? Não apague os seus e-mails

      
Fonte: Shutterstock
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A organização é frequentemente citada como um dos fatores essenciais para uma carreira de sucesso. De facto,as pessoas organizadas tendem a planear melhor e, com o tempo extra conseguem organizar com facilidade a vida pessoal e profissional.

 

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O que muitas vezes não é comentado é que o ato de organizar leva tempo. Para organizar arquivos, por exemplo, é preciso dedicar pelo menos algumas horas do mês no processo de arrumação ede catalogação de documentos, mesmo tratando-se de arquivos digitais.

 

No entanto, existe uma maneira de manteros seus arquivossempre em ordem, sem esforço: não apagare-mails. Pode parecer contraditório, já que uma caixa de entrada lotada passa justamente a imagem de desorganização, mas não apagar as mensagens é uma ótima maneira de ter à mão anexos importantes, relembrar datas de acontecimentos e recordar nomes e telefones de pessoas com quem entrourecentemente em contacto.

 

É relevante destacar também o facto de que os e-mails servem como prova. Para o caso de algum conflito no ambiente de trabalho em que hipoteticamente haja versões divergentes sobre uma mesma história, os e-mails servem comoprova que mostra o que foi efetivamente dito ou enviado, assim como também comprovam pagamentos e transações comerciais.

 

Além disso, os e-mails servem como backup de arquivos importantes, como fotos e apresentações. Por mais que a partilha de arquivos nas redes sociais e o armazenamento em CD’s e pen drives seja eficiente, quanto mais cópias de um documento importante tiver, melhor. Assim, evitam-se transtornos como a perda ou o desperdício de tempo na busca de documentos perdidos.

 

Apesar disso, chega uma altura em que o excesso de e-mails pode atrapalhar. Quando a caixa de entrada estiver com a capacidade total preenchida, o melhor mesmo é fazer uma triagem e eliminar principalmente os spams, seguindo um critério rigoroso de seleção, para que nada que seja útil vá para o lixo.

 

 


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