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Limpar e organizar o email: dicas para fazê-lo de forma simples e eficaz

      
limpar email
Com a quantidade de mensagens que recebemos, limpar e organizar o email de forma simples e eficaz poderá ser um verdadeiro desafio  |  Fonte: iStock

1. Reserve tempo

Preveja quanto tempo precisará para conseguir organizar e limpar o seu email. Obviamente, isso depende de quantos emails possui atualmente na sua caixa de entrada e de saída. Certifique-se que essa tarefa se encaixa no seu plano diário - não tente fazê-lo quando estiver sobrecarregado(a), pois sentir-se-á frustrado e simplesmente não irá resultar. Isso fará com que se sinta (mais) obrigado(a) a concluí-lo.

2. Comece por uma limpeza massiva

Comece por excluir, arquivar ou cancelar em massa todo as mensagens que sabe que não precisa, como as newsletters que já leu (ou nunca irá ler), as notificações de redes sociais, os lembretes de eventos passados, as confirmações de entregas que já recebeu, e/ou emails não solicitado (spam). Irá surpreender-se com a quantidade de “lixo” que irá eliminar, mesmo antes de lidar com emails importantes. Para facilitar, poderá utilizar o motor de busca do seu email, procurando por palavras-chave, assuntos ou remetentes (p. ex., “Facebook”), e ir excluindo várias mensagens em simultâneo. Caso use o Gmail, consulte este guia para encontrar rapidamente as mensagens que procura.

Dicas extra:

  • Newsletters e subscrições

Estes são talvez os emails "indesejados" mais importantes, pois em algum momento os subscreveu e teve tem interesse por eles. Por exemplo, lojas de que gosta receber promoções, agências de notícias, revistas científicas, entre outros. Mas, antes de começar a apagar ou a cancelar a inscrição de todos eles, faça para si mesmo as seguintes perguntas:

  • Abro com frequência estes emails?

  • Leio com frequência estes emails?

  • Uso com frequência estes emails (p. ex., envio a amigos ou leio novamente mais tarde)?

Seja gentil, mas honesto(a) consigo mesmo. Se não responder a essas três perguntas com um convicto “sim!”, cancele a subscrição e exclua os emails. Para facilitar, poderá utilizar aplicativos como o Unsubscriber que o ajudam a verificar quais as subscrições que realizou e a cancelar as mesmas de forma simples.

  • Notificações de redes sociais

Mantenha o seu email e redes sociais o mais separados possível. Para além de receber tais notificações na caixa de entrada, provavelmente também as recebe por SMS ou mesmo no próprio aplicativo - o que o torna redundante. Portanto, acesse todas as suas redes sociais e desative os alertas de email. Não se esqueça também de cancelar a sua subscrição, para garantir que não continua nas listas de Facebook, Instagram, Twitter e afins.

  • Spam

Muito do email que recebemos é spam; isto é, não é solicitado. Seja porque partilhámos o nosso endereço com sites aleatórios, ou porque o listamos nas redes sociais. Dessa forma, tenha cuidado com quem e como partilha o seu email. No entanto, é quase impossível evitar este tipo de emails. Sempre que continuar a recebê-lo, identifique-o com um filtro de “spam” antes de o excluir (veja a dica seguinte), garantindo que o mesmo não apareça novamente na sua caixa de entrada.

3. Crie pastas, etiquetas e filtros

É hora de organizar as restantes mensagens, que precisa ou deseja manter. Se a ação puder ser concluída em menos de dois minutos, faça-o imediatamente. Se precisar de mais tempo para tal, adicione o(s) email(s) em questão à sua lista de tarefas, com uma notificação para se lembrar mais tarde de o fazer. O Polymail ou o Wrike, por exemplo, oferecem essa possibilidade, e podem ajudá-lo(a) nesse processo.

Para começar, o mais fácil é criar uma pasta ou etiquetas para qualquer tópico que possua várias mensagens relacionadas. Por exemplo, pastas como “recibos”, “projetos”, “viagens”. Ou ainda, etiquetas do tipo “recibos verdes”, “projeto website”, “Nova York 2019”, entre outros. Poderá sempre adicionar ou adaptar os mesmos à medida que aprende o que funciona melhor para si. Por um lado, com o uso de pastas e etiquetas será mais fácil encontrar determinada mensagem. Por outro lado, isso permite-lhe igualmente criar filtros que o(a) poderão ajudar a arquivar, eliminar, encaminhar ou eventualmente responder de forma automática a esses emails. Se utiliza o Gmail, saiba como fazê-lo aqui

Finalmente, arquive os seus emails após tomar uma acção sobre os mesmos (responder, reencaminhar, ler, etc.). Só assim conseguirá manter a sua caixa de entrada sempre limpa. Se utiliza o Gmail, saiba como fazê-lo aqui

Dica final:

Não caia na armadilha de tentar fazer tudo de uma só vez. Dedique antes cinco ou dez minutos por dia à implementação das dicas aqui apresentadas. Sem se aperceber, estará finalmente com o seu email limpo e organizado.


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