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O futuro próximo das salas de reunião

      
A tendência é para escritórios abertos, e isto criou uma procura crescente por pequenos espaços de reunião
A tendência é para escritórios abertos, e isto criou uma procura crescente por pequenos espaços de reunião
  • As salas de reunião do futuro terão de ser espaços que sejam fáceis de instalar e manter.
  • Uma grande percentagem dos trabalhadores dizem que a videoconferência melhora a produtividade.
  • As salas Huddle estão a tornar-se elementos de democratização da informação e da tecnologia.

Numa pesquisa recente da Frost & Sullivan para a Logitech, os decisores foram questionados sobre os benefícios da videoconferência, e afirmaram que: para 86% acelera a tomada de decisões, 79% enfatizou que impulsionou a inovação de produtos, 83% mencionou a melhoria da produtividade e 79% citaram a experiência do utilizador e a sua evolução, como uma das principais vantagens desta forma de contato remoto entre os trabalhadores.

A tendência é para escritórios abertos, o que criou uma procura crescente por pequenos espaços de reunião, que oferecem áreas de trabalho mais silenciosas para colaboração ininterrupta.

Estima-se que, em todo o mundo, existem entre 30 e 40 milhões de salas de reunião, e menos de 2% estão habilitadas para vídeo. As futuras salas de reunião aparecem em todos os formatos e tamanhos. Os dados de uso mostram que mais de 75% das grandes salas de conferência são usadas para reuniões de 3 a 4 participantes, o que cria uma incompatibilidade entre as necessidades do utilizador e a tecnologia. As salas Huddle, que economizam espaço e são muito funcionais, oferecem o melhor ambiente para a troca de ideias e colaboração e estão a tornar-se elementos de democratização da informação e da tecnologia.

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Como deve ser uma sala de reuniões ideal e futurista?

Por um lado, deve focar-se nos aspetos-chave e garantir uma experiência de utilizador de ponta. Os seus elementos fundamentais são:

1. Simplicidade

Ative os dispositivos de áudio/vídeo que ofereçam simplicidade de conexão e uso, além de opções flexíveis para partilhar conteúdo sem e com fio. A tecnologia deve ser democratizada, o uso de elementos de videoconferência e colaboração deve ser simples e intuitivo, para que não seja necessário um grande conhecimento técnico na conexão.

2. Campo de visão

O campo de visão deve corresponder às características físicas do espaço, uma câmara de grande angular de alta qualidade de 120 graus garante que até as pessoas mais próximas da câmara possam ser vistas.

3. O tamanho é relevante

As salas de reunião "Huddle" são caracterizadas pelo uso otimizado do espaço e o seu tamanho geralmente varia entre 10x10 ou 12x12 metros. Em relação à capacidade, a média recomendada é de 4 a 6 pessoas.

De acordo com Christophe Méline, responsável pela colaboração de vídeo na Logitech, "os gerentes de TI têm um grande desafio pela frente, o equipamento de centenas de espaços de trabalho, em contraste com as duas ou três grandes salas de reunião do passado."

O utilizador final, costumava entrar nas salas de reunião e ser dominado pela tecnologia que tinha que controlar, agora o que prevalece é que o utilizador está exclusivamente preocupado com o conteúdo da reunião, e que o uso tecnológico é tão simples e intuitivo, que não precisa de nenhum técnico para implementá-lo.


Os trabalhadores não terão que aprender nada de novo, não precisarão de formação, não usarão novas ferramentas, é o que é conhecido como "plug and play", o utilizador chega com o seu laptop e conecta-se. A tendência é para a democratização das comunicações.

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